Heutzutage verwenden die meisten Menschen entweder für berufliche oder private Angelegenheiten online leicht einsehbare und konvertierbare PDF-Dateien. Die Verwendung von PDF-Dateien (Portable Document Format) ist eines der am häufigsten verwendeten Dateiformate. Es macht keinen Unterschied, welches Gerät, Mobiltelefon, Computer oder Betriebssystem verwendet wird, denn das PDF funktioniert überall gleich. Die grundlegende Natur einer PDF-Datei macht es für jeden einfach, sie herunterzuladen und per E-Mail an andere Personen zu senden. Es ist kostenlos PDF-Dateien oder PDF-Software zu verwenden, zu verkaufen und zu verteilen. Jedoch gibt es unflexibel und schwer zu bearbeitende PDF-Dateien, die eine spezielle Software benötigen. Hier gibt es einige einfache Techniken diese Prozesse zu beschleunigen und damit Produktivität zu steigern.